WEBサイトの管理業者が変わる時に一番大切な事は何か
WEBサイト作成・リニューアル時はクライアントの環境を確認しましょう。ほとんどがサーバー引っ越し・ドメイン管理の移転になります。
管理業者がいるかいないかで対応が決まりますし、WEBとメールが同一サーバーでない場合もあります。
積極的に聞いて対応をする事があなたのサービス品質の一環となり、あなたが信頼できる人かどうかが決まります。
WEBサイトを作る前の確認が重要
あなたが副業などで新規のWEBサイト制作、或いはリニューアルをする事になったとしましょう。
その際、現状のクライアントの置かれた環境によって「制作前の段取り」が変わります。
今後の段取りや流れを案内するのは、制作者であるあなたの仕事です。
クライアントのケースごとに適切な確認・案内が必要になりますので、しっかり押さえておくべきです。
本記事では、クライアントの環境に応じた制作前の確認項目をご紹介します。
あなたの仕事ぶりが試される
適切な案内をするためにはクライアントへのヒアリングは必須です。
端的にかつ積極的に質問をして、迅速な対応をする事で相手の信頼を得る事ができます。
これはあなたのサービス品質の一環です。単に制作・リニューアルするだけが仕事ではありません。
確認不足は深刻なトラブルに
これを怠ると、後から深刻なトラブルとなり双方に大きな被害が出てしまいます。
クライアントが不信感を持つ要因になり、契約の取りやめにもつながりかねません。
十分注意しつつ進めていきましょう。
WEBサイトが無い場合
まずは、あまりお目に掛からないパターンから紹介します。
クライアントが新規事業や立ち上げたばかりで、まだWEBサイトを持っていないケースですね。
この場合ドメインやWEBサーバーもこれから用意する必要があります。
維持費も込みの契約を結ぶ
制作後の保守まで担当できるのなら、ドメインもサーバーもこちら側で準備する様に伝えましょう。
ドメインメールを使う予定があれば、メールアカウントの開設もしていく事になります。
・全てこちらで準備・管理しますので、保守契約を締結させてください。
クライアントと「月々○○円による保守契約」を結び、この中でドメインの維持費やサーバー利用料を賄う訳です。
契約さえできれば、ドメインを取得してWEBサーバーをレンタルして制作していくだけです。
WEBサーバーは従来契約へドメイン追加する
あなたが既にレンタルサーバーを借りている場合、そこに独自ドメインでWEBサイトを追加する形が一番です。
追加のレンタル費用が掛からず、クライアントへの請求分がそのまま利益になります。
専用のサーバーを借りる契約で無い限りは、この方法がお勧めです。
※ドメインは必ず維持費を支払う必要があるので、少し利益を乗せて請求するのが一般的です。
サーバーは直接レンタルしたいと言われたら
もしクライアントからWEBサーバーは直接契約したいと言われたら、素直に従うしかありません。
あなたは副業、或いはフリーランスとしてその仕事を請け負っているだけだからですね。
サーバーレンタル費用は含めずに保守を結ぶ事になります。
「こちらにサーバーの代行をさせて頂けるなら、代わりに制作費を大幅に安くします」など、様々な交渉はできると思います。
WEBサイトはある（現行管理者がいる場合）
次はクライアントが既にWEBサイトを持っている場合です。
これがほどんどのケースです。いまは現行の管理業者、つまりサイトの制作業者が大体いるはずですよね。
ですので「制作業者様がどこなのか」をきちんと聞きましょう。
業者がいる場合は、制作と同時にやる事が様々出てきます。
現行管理者がいる場合
今のWEBサイトを作った現行の制作会社（或いは個人）がいる場合、そこからサイト管理を移転させる事になります。
今回あなたが介入する事で、それまでの業者との契約は自然と終了します。
それまでのサーバーは使えない
まずWEBサーバーは独自に用意する事になるでしょう。
今までのWEBサーバーは業者の解約に伴い使えなくなる事がほとんどだからです。
稀に契約サーバーごと譲渡してくれる場合もありますが、滅多にありません。
WEBサイトはリニューアルをする訳ですから、元データを譲り受ける必要はありません。
しなければならない確認・案内
この時あなたが主にしなければならない確認・案内は3つです。
・現行管理者とやり取り可能なメールアドレス
・契約終了に伴う解約タイミングの確認
・ドメインメール利用の有無
ドメイン管理の移管
まず現行の管理者からドメイン管理を譲渡してもらう必要があります。
.com等であればオースコード情報を提供頂く必要があるので、業者とやり取りできるメールが必要になります。
その情報を元にドメイン管理会社を通して移管申請する事になります。
ドメインは早めに移管しておいて構いません。
解約のタイミング
業者解約の際には、解約申請期限と解約満了日を確認しておきましょう。
何も基準となる取り決めが無ければ、気にする必要はありません。
ただ業者によっては、例えば「毎月5日までに解約申請書を送ればその月末で解約となる」などの取り決めがあります。
解約申請を送るタイミング
解約時にWEBサイト（サーバー）は停止されるので、それまでに新しいWEBサイトを表示させなければなりません。
ですが、まだサイトが完成していないうちは解約申請を出されても困ります。
クライアントには解約申請を出すタイミングの打診が必要ですよね。
ドメインメールの設定変更
それからドメインメールを利用しているかどうかをクライアントに確認しましょう。
ドメインメールを利用していた場合は、業者変更に伴いメールアカウントの設定変更が必要になります。
同じメールアドレスが引き続き使えるのですが、サーバーが変わるのでサーバー名やパスワードが変わります。
クライアントにきちんと説明をして、メール設定準備を進める必要があります。
WEBサイトはある（現行管理者がいない場合）
次に、以前は管理業者がいたが契約自体は終了しているパターンです。
契約が終了しているのにWEBサイトはそのまま稼働している形ですね。
これは前の業者がドメイン管理やWEBサーバーの契約自体をクライアントに譲渡しているためです。
最初からクライアントが両方直接契約している事もあります。
WEBサイトを直接管理している
つまり、ドメイン利用料やWEBサーバーのレンタル費用をクライアント自身が支払って管理している訳ですね。
この場合、単に制作案件だけで終わるか保守まで組めるかどうかはケースに寄ります。
各情報の取得
このケースの場合、クライアントには以下の項目を確認します。
・レンタルサーバーのコントロールパネルログイン情報
・Wordpress等CMSのログイン情報
単に管理情報をお聞きするだけなので、非常にシンプルです。
今回のケースは環境を変える必要が無いので、そのままリニューアルするだけですね。
コントロールパネル情報を聞く理由
レンタルサーバーのコントロールパネルへログインできれば、FTP情報はすぐにわかります。
HTMLサイトならFTP情報があれば、リニューアルデータのテスト環境を準備するのは簡単です。
Wordpress等の場合は、テスト環境へWordpressを別途インストールする必要があります。
コントロールパネルがあれば、Wordpressインストール機能やphpMyAdminも使えるので便利です。
WEBサーバーとメールサーバーが分かれている場合
たまにWEBサーバーとメールサーバーとを別々に利用しているクライアントがいらっしゃいます。
大きな会社様などで良く見受けられますね。
必ずしもWEBとメールは、同じサーバーで利用しなければならない訳では無いのです。
サーバー契約が2つある
つまりWEB用とメール用にサーバーを2つ契約している状態です。
このケースの場合、WEBサーバー（WEBサイト）のみ制作業者の契約で、メールサーバーはクライアントが直接契約している事が多いと思います。
※そうでないパターンもあります。
大容量のメール送受信やアカウント管理のため、サービス品質の高いメールサービスを直接利用したいというのが理由でしょう。
・WEBサイトとメールは同じサーバーを使っているか？
DNS情報に注意
この場合はWEBサーバーだけはこちらで準備してリニューアルをし、メールサーバーには触らない様にしなければなりません。
ドメインのDNS情報を変更する際は、WEBサーバーの方だけを変更する訳です。
丸ごとネームサーバー情報を変えてしまうと、メールが使えなくなってしまいます。
基本みんな不親切
実は、この環境を必ずしもクライアントや現行管理者が教えてくれるとは限りません。
通常は現行の管理業者から説明を受ける事が多いでしょう。
しかし向こうにしてみれば、WEBサイト契約が解除になる訳ですから「あえて親切に教えてやる必要はない」と思う人もいます。
クライアントも末端の担当者レベルだと、2つに分かれている事を知らない人もいます。
事実を知れるかどうかはあなた次第
つまりWEBサーバーとメールサーバーが同じか別々かを事前に知る事ができるかどうかは、あなた次第なのです。
ですのでWEBサイトのリニューアルなどを任される場合は、一度事前にドメイン情報を調べましょう。
ドメイン情報閲覧サイト
ドメインのDNSレコード情報がどうなっているかを確認しておくべきです。
WEBとメールでそれぞれ違うネームサーバー・IPアドレスが指定されているなら、別々になっている事を指しています。
まとめ：クライアントにとって大事な事
新規にドメイン・サーバーを設けてWEBサイトを作るケースは比較的少ないと思います。
請け負う案件は既に所有しているWEBサイトのリニューアルが多いでしょう。
リニューアルするという事は管理を受け継ぐ事になりますから、制作と管理移転とがセットになります。
WEBサイトをリニューアルする技術だけでなく、管理移転手続きの知識が必要ですね。
クライアントの環境ごとのポイント
- ・サイト未所有ならドメイン・サーバーを自前で準備
- ・サイトの現行管理者がいるならWEBサーバーの引っ越し
- ・ドメイン管理も移転させる事
- ・現行管理者がいない場合は、各種ログイン情報をもらう事
- ・WEBとメールが同サーバーかどうかは自分で確認する事
これを判断し、クライアントに丁寧にナビゲートしていけるかどうかがあなたのサービスになります。
一番大切なのはWEBサイト制作ももちろんですが、あなたがそのクライアントにとって信頼できる人かどうかです。
このやり取りの中でクライアントが「知らなかった事」があれば、その時あなたは「教えてくれた人」になります。
クライアントにそう思ってもらえれたなら、継続的なお付き合いが続く事でしょう。
